Perkuat Tata Kelola Kearsipan, UIN Jakarta Bahas SKKAAD Sebelum Keputusan Rektor Ditetapkan
Ruang Sidang Utama, Berita UIN Online – Rapat pembahasan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) UIN Jakarta digelar dengan tujuan melakukan review sebelum ditetapkan Keputusan Rektor, terutama dalam hal klasifikasi keamanan dan unit pengolah sebagai pengendali akses. Rapat ini berlangsung di Ruang Sidang Utama, lantai 2 Gedung Rektorat, Kamis (08/10/2026).
Rapat dihadiri oleh Plt. Kepala Biro Perencanaan dan Keuangan, Dr. Arif Rahman, S.TH.I., M.Pd., Kepala Pusat Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), Dr. Deden Mauli Drajat, S.Sos.I., M.Sc., Kepala Pusat Humas dan Informasi (PIH), Zaenal Muttaqin S.Th.I,.M.Ag., Wadek Fakultas Dakwah dan Ilmu Komunikasi (FDIKOM), Dr. Rubiyanah, M. A, Arsiparis Ahli Madya, Arum Rediningsih, MAB, Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Syariah dan Hukum (FSH), Suhendro Tri Anggono, S.Ag., M.Si., Kepala Bagian TU Usaha Psikologi, Dr. Feni Arifiani S.Ag.,M.H., Kepala Bagian TU Kedokteran, Sundus Nazullia S.Sos., M.SI., Kepala Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga Bagian Umum Biro AUK, Abdul Halim Mahmudi, S.H.I., serta sivitas akademika UIN Jakarta.
Dalam pengelolaan arsip dinamis, terdapat sejumlah instrumen kearsipan yang menjadi pedoman, salah satunya SKKAAD. UIN Jakarta sebelumnya telah memiliki pedoman klasifikasi arsip dan tata naskah dinas yang direvisi pada 2005, kemudian menerbitkan pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) pada 2006. Maka dari itu, kini terus diperbarui secara berkala demi menyesuaikan dengan regulasi nasional terbaru. Plt. Kepala Biro Perencanaan dan Keuangan, Dr. Arif Rahman, S.TH.I., M.Pd., mengatakan klasifikasi keamanan menjadi bagian penting karena menentukan informasi yang dapat diakses publik dan arsip yang perlu dibatasi. Menurutnya, pengaturan tersebut perlu dilakukan sejak arsip dibuat untuk mengurangi risiko kebocoran informasi.
“Memang ini sifatnya mendesak. Hal-hal yang statusnya bisa mengancam UIN Jakarta, kita mitigasi dan meminimalkan sejak arsip itu dibuat. Kita perlu menilai mana yang kira-kira dapat kita umumkan di situs web atau informasi publik,” ujarnya.
Dalam rapat tersebut, Dr. Arif juga menyampaikan rencana penyesuaian tata kelola lembaga dari Unit Kearsipan IV menjadi Unit Kearsipan II (UK II). Penyesuaian itu diharapkan dapat memangkas tahapan birokrasi dalam pengelolaan dan pemusnahan arsip di perguruan tinggi keagamaan.
“Kami sedang menyusun agar UIN Jakarta nantinya sekurang-kurangnya berada pada status Unit Kearsipan II. Jadi tidak melalui Ditjen Pendis lagi, melainkan berkoordinasi dengan Biro Umum Kemenag lalu bisa langsung ke ANRI,” tambahnya.
Sementara itu, Kepala Pusat PPID, Dr. Deden Mauli Drajat, S.Sos.I., M.Sc., memaparkan ketentuan yang menjadi dasar dalam menentukan informasi yang dapat dibuka kepada masyarakat. Ia merujuk pada Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik Nomor 14 Tahun 2008, Undang-Undang ITE, serta Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi Nomor 27 Tahun 2022.
“Ada tiga undang-undang yang melengkapi kita, yaitu Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik Nomor 14 Tahun 2008, Undang-Undang ITE, dan Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi Nomor 27 Tahun 2022. Misalnya, LHKPN harus dibuka karena bukan sebagai personal, melainkan sudah pejabat publik,” tuturnya.
Adapun, Kepala PIH Zaenal Muttaqin S.Th.I,.M.Ag., yang kemudian menyoroti pemilahan informasi publik dalam pedoman SKKAAD. Ia menilai status data pribadi perlu diperjelas agar tidak terjadi perbedaan penafsiran ketika dokumen diakses atau dipublikasikan.
“Di PPID ada beberapa klaster informasi, dari yang terbuka sampai yang dikecualikan. Pertanyaannya, untuk data pribadi seperti NIK ini, apakah kategorinya terbatas atau tertutup? Hal-hal seperti inilah yang perlu kita pertegas dalam pedoman SKKAAD ini,” ujarnya.
Persoalan penerapan klasifikasi arsip juga muncul dalam evaluasi yang dilakukan di lingkungan UIN Jakarta. Arsiparis Ahli Madya, Arum Rediningsih, MAB, mengatakan masih terdapat unit yang belum menerapkan Tata Naskah Dinas (TND) dan klasifikasi arsip secara konsisten.
“Kami sudah melakukan sosialisasi TND maupun klasifikasi arsip ke seluruh unit. Namun dari hasil evaluasi TLO, banyak unit yang belum menggunakan klasifikasi atau TND sesuai aturan. Ini menjadi kekhawatiran jika terjadi kasus, terutama pada surat penting yang kodenya tidak sesuai,” ujarnya.
Kepala Bagian Tata Usaha FSH, Suhendro Tri Anggono, S.Ag., M.Si., menyoroti persoalan arsip yang belum tersentralisasi. Menurutnya, kondisi tersebut dapat menyulitkan pencarian dokumen, terutama ketika fakultas membutuhkan arsip untuk keperluan akreditasi. Ia mengusulkan agar UIN Jakarta memiliki aplikasi pengelolaan arsip yang terintegrasi di tingkat universitas.
“Kedepannya sebaiknya ada aplikasi tersendiri yang dimiliki oleh UIN Jakarta agar kita tidak hanya mengandalkan sistem luar. Dengan sistem milik sendiri, pengelolaan dokumen antarbagian akan saling terhubung, serta mempermudah pencarian arsip tanpa mengabaikan aspek kerahasiaan data,” pungkasnya.
Kepala Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga Bagian Umum Biro AUK, Abdul Halim Mahmudi, S.H.I., menjelaskan mekanisme akses terhadap arsip yang telah ditetapkan sebagai rahasia. Akses tersebut dibatasi kepada pihak yang memiliki kewenangan, termasuk penentuan unit pengolah yang bertanggung jawab terhadap arsip.
“Ketika sudah kita nyatakan rahasia, surat itu tidak boleh dibuka siapa pun kecuali yang memiliki kewenangan. Misalnya rahasia kepada Rektor, berarti Rektor yang harus menerima dan membukanya. Itu nanti diatur dalam ketentuan SKKAAD, termasuk unit pengolahnya, apakah fakultas atau rektorat,” jelasnya.
Dalam pembahasan teknis, peserta juga membedakan akses terhadap formulir yang masih kosong dan dokumen yang telah memuat data pribadi. Formulir yang belum diisi pada dasarnya dapat diakses secara terbuka. Setelah memuat data pribadi pegawai, dokumen tersebut masuk dalam klasifikasi yang aksesnya perlu dibatasi sesuai jenis arsip dan ketentuan yang berlaku.
Pembahasan SKKAAD selanjutnya akan melalui review lebih mendalam oleh PPID sebelum ditetapkan sebagai Keputusan Rektor. Proses tersebut diharapkan dapat memperjelas klasifikasi keamanan sekaligus pihak yang memiliki kewenangan atas setiap jenis arsip.
Menutup rapat, Dr. Arif mengajak sivitas akademika membangun kesadaran terhadap pengelolaan arsip. Ia menekankan bahwa ketertiban administrasi merupakan tanggung jawab kolektif demi kemajuan institusi.
“Arsip itu bukan hanya tugas arsiparis, tetapi kesadaran kita semua. Selain SK ini, mari kita bersama-sama membangun kesadaran arsip,” tutupnya.