UIN Jakarta Gelar Sosialisasi Tata Persuratan dan Kearsipan

Ruang Diorama, BERITA UIN Online--UIN Jakarta menyelenggarakan sosialisasi tata persuratan dan kearsipan yang diadakan oleh Bagian Umum di Ruang Diorama pada Sabtu, (15/6/2013). Kegiatan tersebut diikuti 40 orang pegawai yang terdiri atas Kepala Sub Bagian (Kasubbag) dan staf.

Ketua Panitia Pelaksana Muhammad Ali Meha, S.Sos, menjelaskan, kegiatan sosialisasi ini dimaksudkan untuk menyeragamkan dan memudahkan tata persuratan dan pengarsipan, baik di tingkat rektorat, maupun fakultas.

“Pengelolaan surat yang salah otomatis tata kearsipannya tidak baik dan berimbas pada proses kerja, karena kesulitan menemukan dokumen,” ujar Ali, yang juga Kepala Bagian Umum.

Pada kesempatan yang sama, Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian, Dra. Hj. Reti Indarsih dalam sambutannya mengharapkan manajemen tata persuratan dan kearsipan di UIN Jakarta dapat terintegrasi dalam satu persepsi.

“UIN Jakarta sekarang sudah berkembang pesat, maka tata persuratan dan kearsipan harus mengikuti perkembangan supaya tidak ketinggalan dan dibuat dalam satu format untuk semua unit,” ujarnya sebelum membuka acara.

Organisasi Tata Kelola (Ortaker) 2003, sambungnya, sudah digantikan dengan Ortaker 2013, maka tata persuratan dan kearsipan sudah waktunya untuk direvisi. Untuk biro misalnya, pada nomenklatur yang baru urutan dan namanya ada sedikit perubahan.

“Di nomenklatur yang baru sebutan dan urutannya menjadi Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian (AUK), Biro Perencanaan dan Keuangan (PK), dan Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan dan Kerjasama (AAKK), begitupula pada level subbag menjadi Subbag Perencanaan dan Keuangan, Subbag Umum dan Kepegawaian, dan Subbag Akademik dan Kemahasiswaan,” ungkapnya.

Untuk itu, Reti berharap, para pejabat harus selalu mengikuti, mempelajari, dan mencermati perubahan aturan, seperti Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 17 tentang kenaikan pangkat dosen yang diurus melalui Kepala Bagian (Kabag) dan Kepala Sub Bagian (Kasubag) dan PP No. 46 Tahun 2011 tentang penilaian prestasi kerja PNS yang akan diberlakukan tahun 2014.

“Tahun 2013 kita sudah harus mempersiapkan, mempelajari, dan mencermati hal-hal tersebut. Seperti DP3 yang lama terkesan subyektif, tidak ada standar penilaian yang jelas dan harus naik terus, tahun akan datang sudah lebih baik,” tutupnya.

Dalam sosialisasi tersebut, di samping mendapatkan arahan tentang tata persuratan dan kearsipan, peserta juga langsung praktik membuat nomor surat yang benar sesuai dengan Buku Pedoman Tata Persuratan Dinas UIN Jakarta Tahun 2012.

Pada kesempatan tersebut, yang didapuk menjadi nara sumber diambil dari tiga unsur lembaga. Dra. Hj. Retih Indarsih dari UIN Jakarta, Dra. Nina Rubiyati dari Kementerian Agama (Kemenag), dan Dra. Sulistyowati, MM pakar kerasipan dari lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia  (ANRI). (MF).