SMM ISO 9001: 2008 UIN Jakarta Diaudit

Ruang Diorama, BERITA UIN Online-- Untuk memastikan implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001: 2008, PT Sucofindo melakukan Audit Mutu Eksternal (AME) sembilan unit kerja di UIN Jakarta selama dua hari, Kamis-Jum’at (25-26/6/2015).

Lima unit kerja diaudit pada Kamis (25/6/2015), yaitu Bagian Rektorat, Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian (BAUK), Biro Perencanaan dan Keuangan (BPK), Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan dan Kerjasama (BAAKK), Lembaga Penjaminan Mutu (LPM), dan Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (Pustipanda). Sisanya pada Jum’at (26/6/2015), yaitu Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LP2M), Pusat Perpustakaan (PP), Pusat Pengembangan Bahasa (PPB), dan Satuan Pengawas Internal (SPI).

AME yang dikoordinir LPM UIN Jakarta ini diawali dengan Opening Meeting Renewal Auditor di Ruang Diorama Auditorium Harun, Kamis (25/6/2015) dan dibuka Rektor UIN Jakarta Prof Dr Dede Rosyada MA.

Rektor selaku QMR (Quality Management Refresentative) mengatakan dalam sambutannya dengan menerapkan ISO banyak keuntungan yang didapat, diantaranya managing by system not by people.

“Jadi petugas cleaning service tidak perlu lapor ke dekan kalau mau beli sapu. Dengan ISO semua terdelegasi dan bisa sharing authority, sehingga otoritas orang terkurangi bahkan habis dengan sistem,” ujar Dede.

Dede berharap dengan penerapan ISO ini dapat terwujud prinsip layanan prima, yaitu cepat, tepat, akurat, dan menyenangkan. Menurutnya dengan layanan prima ini klien akan merasa senang, dan trust kepada UIN Jakarta akan semakin besar, sehingga semakin banyak SDM terlibat dengan bertambahnya mahasiswa diikuti bertambahnya dosen dan sirkulasi uang menjadi besar.

“Jadi diawali dengan trust, sehingga UIN Jakarta menjadi besar dan dapat memberikan manfaat yang lebih banyakuntuk bangsa dan negara ini,” pungkas Dede.

Pada kesempatan yang sama, hadir dalam pembukaan Tim Auditor PT Sucofindo, yaitu Ahyani (Auditor Senior), Kholis (Auditor Sistem Pembelajaran), dan Firman Surya Hadikusuma (Calon Auditor).

Ahyani mengatakan dalam sambutannya, AME dimaksudkan untuk memastikan UIN Jakarta masih mengimplementasikan SMM ISO 9001 versi 2008. “Ini kita lakukan untuk sertifikasi UIN Jakarta tiga tahun ke depan,” ujar Auditor Senior itu.

Metode yang digunakan, lanjut Ahyani, masih sama seperti tahun-tahun lalu, yaitu wawancara/interview, melihat data/dokumen terkait ISO, dan pertanyaan-pertanyaan lain terkait UIN Jakarta yang dilakukan dengan sampling mengingat keterbatasan waktu.

“Hasil AME akan kita sampaikan sebelum Closing dalam audit report berupa kesimpulan dengan empat kategori, yaitu Konformiti, Observasi, Minor Konformiti, dan Major Konformiti,” papar Ahyani.

Dijelaskannya, Konformiti merupakan konfirmasi apa saja yang dilakukan dan Observasi hanya berupa saran untuk improvement agar tidak menjadi temuan parah. Sementara Minor Konformiti jikaada temuan yang tidak sesuai dengan standar ISO, sedangkan Major Konformiti jika ada standar ISO yang tidak terpenuhi dan tidak dilakukan pengukuran internal audit dan tinjauan manajemen selama satu tahun.

“Implikasinya kalau ada temuan Major pemberian sertifikat ditunda sampai organisasi merespon dengan follow up audit.Kalau sifatnya Minor, direkomendasikan disertifikasi selama 2 bulan,” tegas pria berkacamata itu.

Dalam acara pembukaan yang dimoderatori Kepala LPM Dr Sururin MA ini turut hadir sejumlah pejabat UIN Jakarta dari tingkat rektorat, lembaga, Unit Pelayanan Teknis (UPT), fakultas, dan Sekolah Pascasarjana. (Muhammad Furqon)