PTN Wajib Bentuk Unit Kearsipan

Ruang Diorama, BERITA UIN Online-- Perguruan Tinggi Negeri (PTN) diwajibkan untuk membuat unit kearsipan (record centre) secara mandiri dan independen. Demikian ungkap pakar kearsipan Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Dra. Sulistyowati, MM., pada acara Sosialisasi Tata Persuratan dan Kearsipan bagi pejabat eselon IV dan staf UIN Jakarta di Ruang Diorama pada Sabtu, (15/6/2013).

Menurutnya, hal tersebut sesuai dengan amanat Undang-Undang (UU) Republik Indonesia Tentang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 16 Ayat 2. Dalam pasal tersebut berbunyi: “Unit kearsipan wajib dibentuk oleh setiap Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah (Pemda), Perguruan Tinggi Negeri (PTN), Badan Usaha Milik Negara (BUMN), dan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD).”

Sulis menjelaskan, record centre UIN Jakarta dahulu berada di Kementerian Agama (Kemenag). Berdasarkan UU tersebut, maka UIN Jakarta sudah harus punya record centre sendiri. “Harapan saya, untuk menunjang SDM, UIN Jakarta bisa membuka Jurusan Manajemen Kearsipan, kalau di Universitas Indonesia (UI) namanya Manajemen Ilmu Kearsipan (MIK),” ujar Kepala Bidang Penyelenggara Diklat ANRI tersebut.

Menurutnya di PTN dimungkinkan adanya arsip-arsip penelitian penting yang pada kemudian hari akan diteliti dan diperlukan kembali.

Pendirian record centre dimaksudkan agar data keluar masuknya arsip dapat terkontrol dan dipertanggung jawabkan jika di kemudian hari ada permasalahan akademik misalnya, PTN juga harus membuat prosedur Jadwal Retensi Arsip (JRA).

“Arsip itu seperti manusia, lahir, tumbuh, dan mati. Setiap hari arsip itu muncul, tumbuh, dan bertambah. Arsip aktif digunakan setiap hari. Jika jarang digunakan atau tidak digunakan (arsip inaktif), harus dipindahkan ke record centre,” paparnya.

Ia menambahkan, arsip yang sudah tidak digunakan lagi harus disusutkan atau dimusnahkan melalui prosedur JRA. Oleh karena itu, PTN wajib membuat prosedur JRA yang disusun dan disepakati oleh unit-unit yang ada di PTN, dibuat surat peraturannya dan disahkan oleh Rektor.

Sulis juga menyarankan agar surat masuk dan surat keluar dijadikan dalam satu berkas dan tidak boleh dipisahkan. Jika dipisahkan, akan menyulitkan proses penyusutan atau pemusnahan arsip.

Sementara itu, Kepala Bagian Umum, Muhammad Ali Meha, S.Sos menyatakan selama ini belum semua fakultas menyerahkan arsipnya ke universitas, sehingga pihak universitas tidak mempunyai arsip yang utuh.

“Kita belum punya data valid terkait jumlah ruangan di fakultas, karena terkadang fakultas tidak melaporkan penambahan ruangan ke universitas,” tandasnya. (MF)