Pengembangan AIS Perlu Dukungan Semua Pihak

Kehadiran sistem informasi akademik di perguruan tinggi merupakan suatu kenicayaan, terlebih di era teknologi informasi dan informasi sekarang ini. Tahun 2006, UIN Jakarta secara efektif telah memiliki dan mengaplikasikan teknologi tersebut melalui sebuah sistem jaringan yang disebut Sistem Informasi Perguruan Tinggi atau Simperti. Namun, dalam perkembangannya, sistem itu belum berjalan optimal. Tahun 2009, Simperti diubah menjadi Sistem Informasi Akademik (Academic Information System/AIS). Sistem ini berada di bawah unit pelaksana teknis (UPT) Pusat Komputer dan Sistem Informasi (PKSI). Untuk mengetahui bagaimana sistem jaringan tersebut, berikut wawancara Abdullah Suntani dari BERITA UIN Online dengan Kepala PKSI Dr Husni Teja Sukmana. Wawancara dilakukan di ruang kerjanya di Gedung Fakultas Syariah dan Hukum, Selasa (24/2). Petikannya:

Simperti telah berubah menjadi AIS. Bisa Anda jelaskan apa itu AIS dan apa yang melatarbelakangi perubahan tersebut?

Terkait dengan kebijakan dibentuknya PKSI, pimpinan UIN Jakarta memiliki niat untuk memperbaiki sistem. Akhirnya dibentuklah lembaga tersebut yang salah satu produknya adalah AIS. Karena akademik merupakan core universitas, maka yang harus kita benahi pertama adalah sistem informasi akademiknya. Secara struktural lembaga tersebut bertanggungjawab langsung kepada rector. Jadi, itu merupakan semangat memotong jalur birokrasi dalam pengembangan sistem. Selama ini kita mempunyai beberapa sitem akademik, seperti Simak, Simpeg dan Simkeu. Namun, dalam pelayanan administrasi, khususnya di bidang akademik, masih banyak hambatan dan kelambanan. Hal ini karena sistem informasi yang ada belum optimal sehingga masih banyak keluhan dari mahasiswa.

Latarbelakang dan tujuannya apa?

Langkah pertama kami menganalisa Simperti dan Simak, kemudian kami mengambil kesimpulan bahwa kita harus membuat sistem baru. Pertama kali kami terjun langsung mewawancarai beberapa fakultas, terutama Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, karena fakultas tersebut telah menggunakan dua system, Simperti dan Simak. Akhirnya kami mengambil kesimpulan bahwa, pertama, kita harus membangun sistem sendiri, tidak bergantung kepada orang lain. Selama ini sistem yang kita miliki masih mengandalkan orang lain, ini yang menjadi kendala. Kami tidak menganggap program itu jelek, program itu bagus tetapi persoalannya kita tidak punya latar belakang pembangunannya. Ibaratnya, jika Anda ingin membangun rumah dan akan mengembangkannya tetapi tidak tahu besi apa di dalammnya, bagaimana Anda akan mengembangkan atau mau menaikkan rumah itu lantai paling atas. Itulah yang menyulitkan. Kita masih bergantung dengan pengembang dari luar sehingga kalau kita mendapat respon dan trouble akan lama, sementara kita menghadapi mahasiswa yang rata-rata menginginkan pelayanan yang cepat, seperti mengisi KRS atau melihat nilai hasil belajar.

Kedua, kita harus memperdayakan para alumni karena mereka tahu, masalah nilai misalnya. Mereka juga sama mengalami persoalan itu, belum lagi jika harus dipimpong dari fakultas ke akademik pusat dan sebaliknya. Akhhirnya kami ‘menantang’ mereka bahwa kita harus sama-sama memperbaiki sistem di UIN Jakarta agar mahassiwa tidak merasakan dipimpong seperti itu. Nah, dari istulah kemudian dibentuk AIS dengan tujuan untuk lebih memenuhi kebutuhan dan pengembangan sistem akademik yang lebih bagus.

Apa kelebihan dari sistem AIS ini?

Kelebihannya banyakh, terutama karena kita develop sendiri, kita tahu persis bagaimana AIS di dalamnya, kita ingin memperdayakan alumni-alumni UIN Jakarta terutama dari Fakultas Sains dan Teknologi (FST) agar ada kontinyuitas dari sistem ini. Secara pribadi saya tidak ingin ada semangat yang sekadar semangat proyek. Jika selesai projeknya, selesailah pekerjaan itu.

Sekarang memang berbeda dan lebih kompleks dibandingkan Simperpti tetapi lebih melengkapi kekuranganya. Di dalam AIS juga sudah banyak modul-modul yang ditambahkan seperti modul e-learning dan kemudian yang baru ini ada sistem host to host, yakni melakukan segala transaksi secara real time antara kita dengan bank. Maksudnya jika kita melakukan transaksi di bank seperti pembayaran kuliah, itu harus seperti bayar rekening listrik, atau seperti membayar telepon. Jadi, pada saat di bank selesai tidak perlu lagi validasi ke bagian keuangan tapi bisa langsung mengisi Kartu Rencana Studi (KRS) karena sudah otomatis.

Di samping itu, AIS sendiri sifatnya seperti awal terbentuknya PKSI bahwa ini sebagai center live operational. Kami yang mengurusi server tetapi aplikas-aplikasinya buat seluruh fakultas, akademik, dan universitas sehingga semuanya saling mengoperasikan masing-masing. Nah, kami menjaga server dan sistemnya biar tetap berjalan tapi yang operasi seluruh fakultas dan tingkat akademik termasuk para dosen yang meng-input nilai.

Ini adalah awal kita menggunakan AIS. Kami menyadari bahwa tidak semua orang suka ngoprek atau coba-coba termasuk mahasiswa. Memang sebagian kalangan masih mengangap komplek dan salah satu jalan pintasnya mereka datang ke PKSI, tapi kami tetap memiliki semangat untuk terus melayani. Motto kami adalah SMILE (Smart, Inovative, Learning, Educatif). Tujuannya kami ingin pada saat seluruh user masuk ke PKSI dengan raut muka cemberut, masam dan sebagainya tapi setelah keluar mereka tersenyum. Di sini kami belajar tapi kami juga ingin mengajari bahwa kita butuh sistem yang bagus untuk kemajuan UIN Jakarta. Sebenarnya kompleksitas ini untuk memudahkan, memang agak krodit karena ada fase dari Simperti ke AIS. Tetapi ke depan kami yakin bahwa keluhan dan sebagainya akan berkurang bahkan tidak ada sama sekali.

Secara pribadi, apa yang Anda rasakan setelah adanya sistem baru ini?

Secara pribadi saya senang, karena sekarang kita memiliki pengembang sendiri. Bahkan sekarang saya sering dapat beberapa sms dan email dari mahasiswa mengucapkan terimakasih karena sudah dapat melihat nilainya dengan cepat. Begitu pula para orang tua, mereka bisa langsung lihat nilainya.

Bagaimana cara mengakses AIS, dan apakah Simperti masih digunakan?

Mengaksesnya sangat sederhana, cukup dengan mengetik http://ais.uinjkt.ac.id akan langsung terhubung dan sudah terpisah antara mahasiswa, dosen, keuangan, akademik, admin dan sebagainya. Untuk informasi selengkapnya bisa klik http://puskom.uinjkt,ac.id.

Lantas, apakah Simperti masih digunakan? Perlu diketahui, mulai semester genap ini seluruh KRS mengunakan AIS baik untuk program reguler maupun non reguler, bahkan beberapa mahasiswa S2 sudah menggunakan sistem ini. Untuk Simperti kita masih ada kendala bagaimana migrasi data simperti ke AIS karena kompleksitasnya jauh antara Simperti dan AIS. Namun, kami sudah mulai mencoba dan akan terus mencoba untuk melakukan migrasi data tersebut. Kesimpulannya memang agak impossile walaupun mungkin kami memindahkan data tersebut. Akhirnya kami menggunakan format migrasi dengan memotong seluruh akses data Simperti sekarang. Nilai-nilai yang lama masih ada di Simperti sedangkan AIS hanya untuk nilai-nilai yang baru dan masih ada waktu untuk migrasi tersebut. Kita berdoa sama-sama semoga migrasi ini berhasil dan kami akan terus mencobanya untuk migrasi dan mem-backup data-datanya.

Sebelumnya, AIS kami ekseklusifkan untuk angkatan 2010 tetapi setelah kami pertimbangkan dengan berbagai pihak, terutama Pembantu Rektor Bidang Akademik, akhirnya seluruh dapat menggunakan AIS karena terlalu lama jika kita memutus perangkatan dan kami juga merasa kesulitan jika harus memelihara tiga sistem secara bersamaan dengan tujuan akademik tapi formatnya berbeda-beda. Simak dan Simperti pun hanya untuk nilai yang lama dan kami mulai fokus untuk mengembangkan sistem ini.

Apa saja keunggulan AIS dari segi teknologi?

Menurut saya, UIN Jakarta memiliki banyak keunggulan, terutama layanan terbaru AIS ini, yakni host to host. Tidak semua universitas menggunakan layanan tersebut yang real time antara bank dengan UIN Jakarta. Jadi, UIN Jakarta dengan bank seperti melakukan transaksi untuk pembayaran listrik dan pembayaran telepon. Tahun 2010 pun kita sudah banyak membuat aplikasi seperti Sistem Informasi Riset (Siri) dan Katalog Perpustakaan yang mengacu pada perpustakaan fakultas bekerja sama dengan perpustakaan pusat. Jadi, informasi mengenai buku perpustakaan ada pada katalog tersebut. Jika misalnya mahasiswa dari fakultas lain ingin mengetahui salah satu buku ada di mana, tidak perlu lagi menjelajahi seluruh fakultas.

Sekali lagi, kami menekankan bahwa pengembangan sistem bukan untuk unuser tetapi terkadang bicaranya salah kaprah. Akibatnya, PKSI seperti rumah sakit. Misalnya, jika sudah tidak bisa ditangani fakultas tanya ke PKSI. Bagian akademik dan bagian keuangan juga begitu. Kita sudah punya tugas masing-masing, kami membantu dan menangani server serta kami juga memantaunya. Sementara penambahan modul adalah pekerjaan kami. Akademik melakukan sendiri bagaimana men-setup bobot penilaian, keuangan dan lain sebagainya. Saya pikir lebih dari itu keunggulannya, belum lagi di setiap gedung sudah bebas akses internet sesuai dengan Internet Protocol-nya (IP). Namun, yang pasti kita sudah melakukan pengembangan dan perubahan sistem agar bisa bersaing sebagai universitas bertaraf internasional. Meski demikian kami akan melakukan survey dan meminta masukan bagaimana cara mengembangkan PKSI dan seperti apa bagusnya karena lembaga dan sistem ini milik kita bersama.

Jika ada dosen yang gaptek seperti apa penanganannya?

Nah, sebenarnya semua itu perlu dukungan dari pimpinan fakultas, jurusan, dan universitas bahwa jika pimpinan fakultas punya ide sangat bagus tetapi tidak bisa melakukannya, sama saja ide tersebut tidak akan terwujud. Untuk menghindari hal itu, kami sedang melakukan langkah-langkah, salah satunya dengan sosialiasasi. Kami sudah mendatangi fakultas lebih dari tiga kali, kecuali Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan enam hingga tujuh kali karena presentasinya tidak hanya ke dosen tetapi ke seluruh mahasiswa per angkatan, mereka memfasilitasi dan kami presentasi.

Selanjutnya, kebijakan dekan itu penting karena nilai. Misalnya, dosen yang tidak mengerti teknologi harus dipaksa, ya kita orang pendidikan kok. Meskipun sudah profesor, ia tetap sebagai profesor yang memiliki sense pendidikan dan harus mau belajar serta mengikuti aturan. Oke di sini sebagai dosen tetapi harus belajar dan mengajar. Kalau dosen tidak mau belajar lagi ilmunya tidak akan bertambah dan mengajar pun terkesan monoton sementara ilmu terus berkembang. Meskipun sudah mengajar tetap harus terus belajar, membaca makalah-makalah, mencari info-info baru dan peka terhadap perubahan sehingga tidak tertinggal. Jadi dekan harus menekankan bahwa dosen yang tidak mengerti meskipun bergelar profesor harus mengikuti aturan. Seperti sekarang misalnya, ada batas waktu untuk penilaian, jika sudah terlambat tidak bisa langsung ke PKSI dan kami pun tidak akan buka, tetapi ia harus menghubungi dekan, tinggal bagaimana ia merasa malu atau tidak seorang profesor meminta dekan untuk membukanya.

Selain itu, kita akan mencari “musuh alami”, yaitu dosen dengan mahasiswa dan seluruh yang berkaitan dengan nilai itu bergantung dosen. Dosen memiliki kuasa untuk meng-input nilai tetapi banyak yang protes karena nilainya tidak ada dan mereka harus cepat-cepat menghubungi dosen atas nilainya yang tidak ada tersebut. Kami akui bahwa sosialisasi itu tidak semua dosen mengikuti, entah itu cuek atau ada alasan lain tetapi harus menanggung konsekuensinya sendiri. Dengan cara seperti itu, kami berharap dosen juga bisa memahami bahwa kita ingin mengubah tradisi ini agar semuanya berjalan. Parahnya, ada dosen yang masih meng-input dengan cara lama. Ada nilai yang sampai 640 hingga 720 sementara di sistem hanya tertera 0-100, sehingga ada beberapa mahasiswa yang protes karena saat diumumkan di AIS nilai tertulis C. Oleh karena itu, dosen harus mengerti dan membuka AIS, jangan menghitung dengan cara manual lalu menyerahkan ke bagian akademik atau ada dosen yang menyuruh orang lain. Terkait penilaian, dosen bertanggung jawab dan tidak bisa berkilah atau beralasan belum memasukkan ke bagian akademik karena sekarang sudah menjadi tugasnya.

Apa harapan Anda ke depan agar sistem AIS berjalan lancar?

Mulai sekarang, semuanya harus menggunakan AIS dan beri kami masukan yang positif. Selain itu, kami juga membutuhkan bantuan serta dukungan dari seluruh pihak, baik universitas, fakultas, maupun akademik untuk menjadikan sistem ini lebih bagus. Mahasiswa harus lebih peka terhadap perubahan sistem ini, kami akan terus memberikan informasi baik yang ditempel maupun melalui website, terlebih sistem ini masih baru. Namun, terkadang masih ada mahasiswa yang miss informasi. Misalnya, saat pembayaran masih menggunakan rekening. Sedangkan sekarang kita sudah mengunakan host to host dan otomatis sekali transaksi kita sudah bisa mengisi KRS. Nah, kalau seperti itu, harus validasi manual ke bagian keuangan tetapi sistemnya sudah kami sediakan dan sebenarnya itu cara lama, kita sudah real time kok.

Kita harus mengangkat sistem ini bersama-sama, kita harus siap capek dan sama-sama mencari solusi demi perkembangan ini. Bagi mahasiswa, jika mata kuliah belum di-input tolong ke jurusan karena jurusan memiliki kuasa untuk meng-input. PKSI menyediakan modul dan caranya sudah ada, jika Tim PKSI meng-input dengan tenaga 12 orang dan yang dilayani 25.000 orang itu tidak mungkin. Kami sebagai center live operation the center live and service. Jadi, jurusanlah yang melakukannya.[]